Anne Cazaubon nous explique comment gagner un temps précieux en nous aidant à prioriser nos tâches grâce à une technique imparable.
Aujourd’hui, on va apprendre à gérer nos priorités…
Je suis sûr que vous l’avez déjà vue. Vous savez bien, cette pancarte, installée au-dessus de l’ordinateur de votre patron ou sur la porte de son bureau : "Ici, le possible est déjà fait, l’impossible est en cours et pour les miracles, prévoir 48h." Oui aujourd’hui, on sort les chronos et les sabliers, et on évite de s’éparpiller pour pleinement mener à bien nos projets. Et celui qui peut nous aider dans cette aventure, c’est ni plus ni moins que le 34ème président des Etats-Unis, qui vécut sa vie de la manière la plus productive qui soit grâce à un truc dont il avait le secret, "la matrice d’Eisenhower".
Mais qu’est-ce que c’est ?
Son crédo, c’est : "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important." Dwight Eisenhower a donc mis au point un outil pour trier chacune de vos tâches selon quatre conditions. D’abord, on va trier l’Urgent et l’Important (les tâches que vous devez faire immédiatement). Ce peut être certains emails, ce CV qu’on vous demande, cette opportunité d’affaires ou ce dossier à rendre avant une date définie. Les tâches ménagères, selon la matrice d’Eisenhower figurent dans cette catégorie-là. Peut-être que c’est un souci technique mais qui va impacter votre vie sérieusement (votre voiture qui tombe en panne). Peut-être avez-vous reçu un appel de l’école de votre enfant (auquel cas, oui, c’est urgent et important, et donc, une priorité). Vous pouvez aussi avoir été témoin d’un accident, et appeler les secours (auquel cas là encore, plus rien ne compte autour).
Dans la deuxième catégorie, on va ranger ce qui est important, mais pas urgent. En gros, les tâches que vous programmerez pour plus tard, celles qui n’ont pas d’échéances pressantes mais qui vont nous intéresser notamment en développement personnel, puisque ce sont les tâches très importantes pour vous aider à atteindre vos buts personnels, scolaires, et professionnels, et qui vont donner plus de sens à votre vie : on va ranger ici la création, le temps passé en famille, la lecture de livres enrichissants, la méditation, le temps passé avec son conjoint, le sport, développer une compétence…
Dans cette troisième case, on va trier ce qui est Urgent, mais pas important (c’est-à-dire, les tâches que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre). En fait, Dwight Eisenhower, nous dit que la majorité de ces tâches-là, (généralement des coups de fil, la majorité des mails que vous recevez, les notifications de réseaux sociaux…) sont liées à des interruptions d’autres personnes, qui sollicitent votre aide pour atteindre leurs propres buts, selon leurs propres priorités. Ajoutez à toutes celles-là, vos collègues qui vous demandent des services au travail ou les tâches non inclues dans votre contrat que votre employeur vous demande et vous êtes bon pour faire grimper rapidement votre taux de frustration en aidant les autres indéfiniment sans prendre du temps pour vos propres projets (oser dire non, pour mieux se dire oui).
Enfin dans le quatrième tableau, on trouve les tâches ni urgentes, ni importantes (oui on ne sait pas trop à quoi elles servent, c’est d’ailleurs pour cela que vous devriez les éliminer) : regarder la télévision, se balader sur internet, jouer aux jeux vidéos, scroller sur les réseaux sociaux, faire du lèche-vitrine... Là-dessus aussi, Eisenhower nous dit qu’il peut être compliqué de s’interdire ce genre de moments après une bonne journée de travail. Alors ce qu’il préconise, c’est plutôt d’y passer un temps limité, planifié à l’avance, et d’y consacrer 5% ou moins de votre journée !
